Aprender - O portal de ensino superior

Integrar informações existentes na área administrativa e setor acadêmico, por meio de softwares específicos, pode reduzir erros cadastrais, evitar retrabalhos e economizar em manutenção

Da Trama Comunicação

Hoje, as IES possuem softwares para quase todos os departamentos. Entretanto, o grande desafi o de uma instituição educacional está em equilibrar os anseios gerados pelos setores administrativo e acadêmico, principalmente no que tange às necessidades de recursos tecnológicos imprescindíveis para realização de trabalhos.

"Percebemos que, nas IES, as soluções de informações são criadas, mas não interagem entre si. São verdadeiras ilhas independentes", Paulo Magalhães, diretor-geral da RM Sistemas

Muitas instituições ainda não utilizam seus sistemas de forma integrada, e quando possuem mais de um software para controle de atividades específicas, seguramente estarão correndo risco de redundância das informações ou falta de sua integridade. "Percebemos que as soluções são criadas, mas não interagem entre si. São verdadeiras ilhas independentes", afi rma Paulo Magalhães, diretor-geral da RM Sistemas, controlada pelo Grupo Totvs. "Seguramente, esse processo acarreta dispêndio de recursos - tempo, fi nanceiro, humano - além de falta de eficiência da entidade nas respostas das diferentes demandas ou mesmo de informações para tomadas de decisões", complementa Marilda Lima, diretora técnica da Matheus Soluções.

Por meio da integração dos departamentos, é possível garantir que dados cadastrais do aluno sejam computados uma única vez, por exemplo. O que acontece muitas vezes é que existe um sistema na biblioteca e outro na secretaria, e esses dados sofrem divergência entre si. A forma mais eficaz de realizar a integração dos softwares é identifi car uma solução que atenda a maior demanda possível das rotinas dessas duas áreas e tenha uma boa interface com os eventuais softwares que não a compõem, fazendo que os mesmos possam trocar informações contidas em cada um deles.

O custo de trabalhar com sistemas isolados depende diretamente de quais setores estão envolvidos e qual a necessidade da informação em tempo real. "Ter o sistema contábil isolado, em alguns casos, pode ser até mais fácil, pois a integração ocorre dentro de períodos determinados, com informações que já foram processadas nos demais setores", afi rma Marilda Lima.

Em contrapartida, ter um software de relacionamento, atuando de forma isolada dos demais, pode gerar algumas situações desagradáveis e até prejuízos à imagem da IES. "Acredito que o grande custo de se trabalhar isoladamente, além do financeiro, seja o retrabalho, risco de erros e falta de eficiência no fluxo de informações necessárias ao bom desempenho da IES", conclui a especialista da Matheus. Para o professor Celso Eduardo Oguchi, coordenador pedagógico do Instituto Superior de Educação da América Latina (Isal), os custos de trabalhar com sistemas isolados são
sentidos a partir do momento que a empresa começa a crescer. "Com o crescimento, automaticamente a empresa torna-se mais complexa. Se os sistemas não estão trabalhando de maneira integrada, aumentam, consecutivamente, os custos, a falta de informação e de comunicação", avalia.

O custo de manutenção é outra problemática quando se utilizam sistemas isolados. "Quando são comprados softwares individuais, os custos da manutenção também são individuais. Em sistemas integrados, paga-se somente a taxa única de manutenção", explica Paulo Magalhães.

As ferramentas disponíveis

O ERP é uma ferramenta para acompanhamento das rotinas financeiras e de controladoria. Integra os diversos setores administrativos da empresa e fornece informações seguras e legítimas. É um sistema de gestão flexível, ágil e seguro, que realiza a integração bancária, controle patrimonial, gestão de estoques, materiais e compras, dentre vários outros setores dos mais diversos segmentos empresariais. Fonte: RM Sistemas

Hoje, o mercado conta com algumas alternativas de ERP que possibilitam quase a total integração das informações das IES. A Matheus Soluções, por exemplo, possui uma solução que abrange todos os principais setores da IES, desde a pré-matrícula via internet, secretaria, fi nanceiro, acadêmico, custos, biblioteca, CRM, call center e um módulo diretivo gerencial, que permite aferir até o ponto de equilíbrio fi nanceiro da IES ou mesmo de um determinado curso. Instituições de grande, médio e até pequeno porte podem ter acesso a essa solução tecnológica.

O Instituto Superior de Educação da América Latina (Isal) não possuía ferramentas de apoio entre os departamentos. Quando decidiu adotar a solução da Matheus para integração, os benefícios foram imediatos. "A solução nos proporcionou rapidez nas consultas e, automaticamente, nas tomadas de decisão; além de aumentar a clareza nas informações e possibilidade de compartilhamento das mesmas", afirma o professor Celso.

Segundo Eduardo Gross, quando a solução integrada não atende a alguma demanda da instituição, o ideal é criar um sistema satélite cujas informações possam ser processadas pela base de dados central

No Centro Universitário Fieo (Unifieo), a experiência foi diferenciada, já que a entidade possuía softwares de apoio, mas todos eles funcionavam de modo independente. Com o crescimento da instituição no mercado, sentiu-se a necessidade de buscar um sistema de controle eficiente, que permitisse interligar as informações circulantes entre os diversos setores envolvidos. A partir de 2001, iniciou-se o estudo e implementação do Sistema RM, adquirido para atender as necessidades de integração de processos específicos do mercado educacional. "Como todo processo de implantação, a maior dificuldade é definir como os processos devem se interagir, como as pessoas devem se interagir e, finalmente, como adequar a estrutura tecnológica para atender todas as necessidades apresentadas em tempo real", avalia Eduardo Gross, consultor da área de TI para a instituição. Dentre as prioridades do centro estava a de valorizar as necessidades do usuário, visando a seu conforto e satisfação com a utilização do sistema. "Procuramos, sempre que possível, adequar as rotinas de trabalho no próprio sistema, com o objetivo de facilitar todo o controle das informações armazenadas", afirma Gross.

Momento de transição

Segundo Eduardo Gross, consultor de TI, a IES deve procurar, sempre que possível, adequar as rotinas de trabalho no sistema implantado com o objetivo de facilitar todo o controle das informações armazenadas

Geralmente, no período de mudança do processo isolado para o integrado, as IES estabelecem um período de trabalho paralelo em ambos os sistemas. É importante ressaltar que cada processo somente será compreendido
por todos os envolvidos quando as atividades de inserção de dados, processamento ou troca de informações e a extração dos dados (relatórios) estiverem 100% em sintonia. No Isal, o processo de transição foi relativamente tranqüilo, pois o instituto estava na fase inicial e a quantidade de processos a ser integrados era pequena. "O caminho é trabalhar em parceria com a empresa terceirizada, discutindo as falhas e propondo soluções adequadas conjuntamente com a equipe de desenvolvimento", aconselha Oguchi.

Na Unifieo, os primeiros anos de implementação foram árduos, em função do trabalho de fazer com que os usuários da instituição compreendessem as premissas de um Sistema Integrado, no qual as atividades de cada um passam a ter uma relação de dependência inserida na própria operação das rotinas do sistema. "Ultrapassadas diversas fases de adaptação e capacitação, conseguimos consolidar as raízes da solução, permitindo evoluir nos processos de implementação e na conseqüente produção de novas rotinas, conforme regras e procedimentos previamente estabelecidos nos processos operacionais", avalia Eduardo Gross.

Benefícios gerais de trabalhar com softwares integrados * Informações únicas e centralizadas * Agilidade e velocidade para extração de informações imprescindíveis para a tomada de decisões * Entendimento e envolvimento por parte dos usuários sobre todo o processo (integração pessoal) * Facilidade no estabelecimento de rotinas de controle e consistência de dados * Facilidade no desenvolvimento de ações complementares (BI, CRM, DBM, dentre outros) * Integração Operacional entre os departamentos em função das relações de dependência estabelecidas pelo sistema

Quesitos para escolha da melhor solução * Optar por empresas com experiência consolidada nos processos educacionais. Essa postura é importante tendo em vista que, uma vez escolhido um Sistema Integrado, pressupõe-se um relacionamento de anos com este. * Tecnologia aplicada coerente com as práticas do mercado vigentes, conforme indicadores de modernidade, escalabilidade e segurança. * Solução altamente parametrizada, flexível e transparente que permita à contratante adequar as rotinas propostas às necessidades inerentes a seus processos internos, sem caracterizar dependência operacional do fornecedor. O relacionamento constante com o fornecedor é imprescindível, desde que se direcionem esforços para a busca de aperfeiçoamento e inovação de processos previamente estabelecidos. * Avaliar as condições de serviços de suporte envolvidas na contratação, a fim de evitar surpresas no decorrer do relacionamento.

A instituição também trabalha fortemente a inspeção e atualização desse sistema, tendo em vista as novas necessidades. "Quando identifi camos algo incompatível com as possibilidades oferecidas por essa solução, atuamos no desenvolvimento de sistemas auxiliares, chamados Satélites, visando a facilitar a vida do usuário e integrar as informações processadas à base de dados central do Sistema Integrado", afirma Gross, ressaltando que o objetivo é evitar retroagir novamente aos processos isolados.

Navegabilidade

Os conceitos de qualidade de software atualmente aplicados no mercado levam os fornecedores a se preocupar com a forma pela qual os usuários operam o respectivo sistema. Esses conceitos, somados às necessidades de acompanhar a evolução tecnológica e, conseqüentemente, propor mudanças na interface de operação que se amoldem aos novos recursos disponíveis nos Sistemas Operacionais (ambientes Windows, web, Java, dentre outros), transformam automaticamente esses sistemas em soluções intuitivas de fácil adaptação por parte dos usuários com experiência básica de informática. "O sistema que utilizamos é extremamente simples e sua operacionalização não necessita de grande experiência em informática. Acredito que a tendência deva ser esta, pois as novas soluções devem ser flexíveis, adaptando-se às mudanças que ocorrem em nosso dia-a-dia", afi rma o professor Celso Eduardo Oguchi. "Qualquer usuário com conhecimento básico em Windows e no pacote Office tem facilidade para operar o sistema", acrescenta Eduardo Gross, da Unifieo.

Além disso, é importante que as instituições promovam treinamentos formais e informais, objetivando a compreensão operacional, motivação e satisfação dos usuários. "É imprescindível que eles participem não só da produção, como também das defi nições para implementação; afi nal de contas são eles que atuam com a prática do dia-adia", ressalta Gross.